Dokumentation och lagring av kompetens
Dokumentation och lagring av kompetens – en viktig grund för en effektiv kompetensförsörjning
Kompetensförsörjning är en viktig fråga för alla organisationer. Det handlar om att säkerställa att man har rätt kompetens på rätt plats vid rätt tillfälle. För att kunna hantera kompetensförsörjningen på ett effektivt sätt behöver man ha en god överblick över vilken kompetens som finns i organisationen. Det innebär att man behöver dokumentera och lagra kompetensen på ett strukturerat sätt.
Svårigheterna med dokumentation och lagring av kompetens
Det finns flera svårigheter med att dokumentera och lagra kompetens. En svårighet är att definiera vad kompetens är. Kompetens kan vara både hårda och mjuka färdigheter, och det kan vara svårt att mäta och kvantifiera. En annan svårighet är att få medarbetarna att dokumentera sin kompetens. Det kan vara tidskrävande och svårt att komma ihåg vilken typ av kompetens man har men ett första steg kan vara att spara er personals CV från ansökan då de sökte sin tjänst hos er.
Möjligheterna med dokumentation och lagring av kompetens
Dokumentation och lagring av kompetens kan ge många fördelar. Det kan bland annat hjälpa organisationer att:
Identifiera kompetensgap
Ta fram effektiva kompetensutvecklingsåtgärder
Förebygga kompetensbrist
Öka medarbetarnas engagemang och motivation
Underlätta vid resursomptimering
Mäta produktivitet kopplat till kompetenser och kompetenshöjande insatser
Hur man kan använda datan för analys
Dokumentationen och kartläggningen av kompetensen i organisationen kan användas för att skapa nya nyckeltal för HR analytics och people analytics. Dessa nyckeltal kan sedan användas för att mäta och analysera kompetensförsörjningen, och för att identifiera potentiella problemområden.
Några exempel på nyckeltal som man kan skapa är:
Kompetensgap: Detta nyckeltal mäter skillnaden mellan den kompetens som finns i organisationen och den kompetens som behövs för att uppnå verksamhetens mål.
Kompetensutveckling: Detta nyckeltal mäter hur mycket kompetensutveckling som medarbetarna i organisationen får.
Kompetensrörlighet: Detta nyckeltal mäter hur ofta medarbetarna byter kompetens.
Genom att använda nyckeltal för att mäta och analysera kompetensförsörjningen kan man få en bättre förståelse för hur organisationens kompetensprofil utvecklas, och hur den påverkar verksamheten.
Tips för att förbättra dokumentationen och lagringen av kompetens
Här är några tips för att förbättra dokumentationen och lagringen av kompetens:
Skapa en standardiserad kompetensmodell
Utföra kompetenskartläggningar
Införa kompetensbaserad rekrytering och utveckling
Använd en kompetensplattform eller annat HR-system för att kartlägga era kompetenser i form av
Utbilda medarbetarna om kompetensdokumentation
En standardiserad kompetensmodell gör det lättare att jämföra och förstå kompetensen i organisationen. Det finns många olika kompetensmodeller att välja mellan, så det är viktigt att välja en som är anpassad till organisationens behov.
En kompetensplattform, eller kompetensdatabas som det också kan kallas, är ett system för att lagra och hantera kompetensinformation. Det finns många olika kompetensplattformar att välja mellan, så det är viktigt att välja en som är anpassad till er organisations storlek och behov. Vissa HR-system kan även hantera kompetensinformation. Vill du få ut mer information av er dokumentation så rekommenderar vi att ni integrerar er kompetensplattform med ytterligare verktyg så som analysverktyg och andra system för att få ut värdefulla nyckeltal. Det kan ni bland annat göra med hjälp av Twine.
Det är viktigt att medarbetarna vet hur de ska dokumentera och rapportera sin kompetens samt vikten av att dokumentera den. Det kan man göra genom att till exempel arrangera utbildningar eller workshops.
Slutsats
Dokumentation och lagring av kompetens är en viktig grund för en effektiv kompetensförsörjning. Det kan hjälpa organisationer att identifiera kompetensgap, ta fram effektiva kompetensutvecklingsåtgärder, förebygga kompetensbrist och öka medarbetarnas engagemang och motivation. Genom att använda datan för analys kan man få en bättre förståelse för hur organisationens kompetensprofil utvecklas och hur den påverkar verksamheten.
